Miten sähköpostitulva taltutetaan

Matti Lattu  2 March 2010 21:04:59

Viikko lomalla ja vajaa 300 lukematonta postia Inboxissa maanantaiaamuna -miten tästä selvitään...?

Ei muuta kuin viesti kerrallaan lukemaan ja käymään asioita läpi. Jos yhden viestin käsittelyyn menee vaikkapa viisi minuuttia, koko suman selvittämiseen menisi 25 tuntia, eli noin 3,5 työpäivää. Onneksi osan viestistä voi poistaa suoraan jo otsikon perusteella ja lopuista osalle riittää vilkaisu ja tilanteen toteaminen. Osa sitten vaatii tietysti vastauksia, asian viemistä eteenpäin tai muuta aikaa vievää toimintaa.

Olen lukenut muutamia ajankäytön oppaita ja reilu vuosi sitten kuuntelin Amerikan reissulla konsultti ja yritysvalmentaja David Allenin GTD -metodin esittelyluennon. Luennosta innostuneena ostin asiaa koskevan kirjan ja kokeilin Lotus Notesin sähköpostiin tehtyä eProductivity -laajennusta.  GTD-metodi lupaa jenkkityyliin ratkaista kaikki ajankäyttöpulmasi ja tehdä muutenkin elämän onnelliseksi. EProductivity taas auttaa noudattamaan GTD:ta Lotus Notesin avulla. Periaatteena GTD-metodissa on, että kaikki asiat ovat jossain ylhäällä eikä mitään tarvitse pitää muistissa. Inbox pysyy aina tyhjänä ja koskaan ei jää mitään sovittua asiaa hoitamatta. Itse en GTD:tä ole kuitenkaan edes yrittänyt noudattaa kunnolla, mutta kirja on tullut luettua pariin kertaan ja muutamia periaatteita olen yrittänyt ottaa opikseni (Inbox taisi tosin viimeksi olla tyhjä 90-luvulla ; )  ). Moni periaatteeista on toki yleisiä ja samoja "kikkoja" esiintyy muissakin ajankäytön oppaissa.

Tärkeimmät asiat sähköpostin käsittelyssä ovat mielestäni:
- jokainen sähköposti luetaan vain kerran --> viestejä luetaan siis vain silloin kun niille pystyy tekemään jotain
- jos asian hoitaminen vie alle 2 minuuttia, se hoidetaan samantien
- jos asiaa ei voi hoitaa heti, se laitetaan ToDo -listalle. Todo-listan läpikäymiseen pitää myös varata aikaa
- sähköpostia lähettäessä kannatta myös ajatella vastaanottajaa: ei turhia viestejä eikä liian laajaa jakelua varmuuden vuoksi, puhelin ja pikaviestit ovat joskus parempia kuin sähköposti, otsikko mahdollisimman kuvaavaksi ja joskus koko viestin voi kertoa jo otsikossa

Itselleni tuottaa ensimmäinen kohta eniten vaikeuksia. Mobiili-sähköpostin myötä alkaa helposti kokouksen tai luennon tauolla katselemaan, että mitäs postia on tullut. Viesteille ei yleensä sillä hetkellä voi tehdä mitään, joten miksi niitä sitten vilkuilee., Illalla tai seuraavana päivänä samat viestit pitää kuitenkin lukea uudestaan läpi ja miettiä, että olinko vastannut tähän viestiin vai en.

Onko muita hyviä ideoita tehostaa sähköpostin käsittelyyn?

• Comments [2]