Asiaa sähköisestä taloushallinnosta, Heeroksesta ja vähän muustakin elämästä

Heeros Blogi

Uusi Identa tuotannossa -kokemuksia?

Matti Lattu  3 September 2010 09:10:57
Heeros Identan uusi versio saatiin loppukeväästä tuotantoon ja suurin osa asiakkaistamme on päivittänyt sen. Pari korjauskierrosta julkaistiin kesän aikana ja muutamat ongelmia aiheuttaneet erikoistapauksetkin on saatu korjattua. Suurin uudistushan oli laskujen siirto suoraan Linkin kautta kierrätykseen ilman välivaiheita. Keväällä lupasimme jopa 25 % säästön skannaukseen ja paperilaskujen saattamiseen kuluvasta ajasta. Olen saanut muutaman kommentin, missä on todettu skannaustyön nopeutuneet, mutta mittauksiin perustuvia tehokkuuslukuja en ole nähnyt. Mikäli joku asiakkaistamme on niitä tehnyt, olisin kiinnostunut kuulemaan tuloksia.

Heeroksen syksy alkaa vauhdikkaasti

Matti Lattu  24 August 2010 12:51:16
Lomat on pidetty ja syksy alkaa Heeroksella vauhdikkaasti.

Asiakkaiden kanssa aktiviteetit keskittyvät (normaalin toiminnan lisäksi) seuraaviin tapahtumiin:
- Tilitoimistoristeily 21.-22.10.
- Aamiaistilaisuudet, joka kuukauden ensimmäinen tiistai, alkaen 7.9.
- markkinointikiertue syyskuunlopusta marraskuulle.
- luokkakoulutukset eri puolella Suomea loka-marraskuussa

Tilitoimistoristeily järjestetään nyt kolmannen kerran ja ohjelmaa koostetaan parhaillaan. Tuotekehityspuolella tärkeimmät esillä olevat asiat tulevat painottumaan Vendan myyntireskontraan ja SEPA:aan. Molemmat esitellään käytännössä risteilyllä. SEPA-maksatuksen osalta myös toimintatavat ja "mitä minun tilitoimistossa/asiakkaana" pitää tehdä tullaan käymään läpi. Pyrimme julkaisemaan risteilyn kutsun heti syyskuun alussa. Päivämäärät kannattaa merkitä kalenteriin jo nyt.

Aamiaistilaisuudet ovat oikeastaan osa markkinointikiertuetta. Ne ovat tarkoitettu auttamaan Heeroksen tilitoimistoasiakkaita markkinoimaan palvelua omille asiakkailleen. Markkinointikiertueen osalta olemme myös kokoamassa aikatauluja ja paikkakuntia. Tästäkin lisää tietoa kun asia etenee. Asiakkaamme hyödynsivät aamiaistilaisuuksia keväällä myös uusien työntekijöittensä tutustuttamisessa Heerokseen.

Kuten jo kesällä 10-vuotisjuhlassa ilmoitimme Heeros avaa lokakuun alusta Jyväskylään toimiston. Toimiston vetäjäksi tulee Juhamatti Hyyppä, joka on aiemmin toiminut projektipäällikkönä ja projektipäällikkötiimin esimiehenä Itella Tuottotiedossa. Juhamatti aloitti työt Heeroksella elokuun alusta ja perehtyy aluksi Heeroksen tuotteisiin ja asiakkaisiin Helsingissä. Vahvan projektiosaamisen ja käyttöönottokokemuksen kautta Juhamatti on jo nyt tuonut uusia ajatuksia ja toimintamalleja Heerokselle. Uskon, että Jyväskylän toimisto kehittyy hyväksi yksiköksi ja pystymme palvelemaan asiakkaitamme Keski-Suomessa entistä paremmin.

Tulen kirjoittamaan Heeroksen ja sähköisen taloushallinnon ajankohtaisista aiheista noin kerran viikossa.
Toivottavasti asia kiinnostaa ja rohkeasti kommentoimaan!




Blogi jää kesätauolle

Matti Lattu  14 July 2010 22:11:50
Helteiden myötä blogi jää kesätauolle. Hyvää kesää kaikille ja palataan asiaan elokuussa

Kokemuksia verkkolaskuoperaattorin vaihdosta

Matti Lattu  23 June 2010 10:22:39
Olemme vielä ennen kesälomille siirtymistä tehneet Mikko Kalliovaaran kanssa yhteenvetoa parista tapauksesta, jossa on vaihdettu verkkolaskuoperaattoria. Lähtökohtahan on se, että asiakkaalla on verkkolaskuoperaattorina joku muu kuin Liaison ja siirrytään Heeros Linkin käyttäjäksi. Verkkolaskuoperaattorin vaihtoonhan on yleensä suhtauduttu kuin ERP:in vaihtoon -tyytyväisiä ei ehkä olla, mutta vaihtaakaan ei uskalla. Pelätään laskujen katoamista, toimittajien maksumuistutuksia ja työmäärää uusien laskutusosoitteiden ilmoittamisessa.

Tänä keväänä olemme tehneet kaksi isoa vaihto-operaatiota ja ainakin niiden kokemusten valossa, vaihto käy kohtuullisen vaivattomasti. Verkkolaskusoitteen vaihto ei ole ihan sama kuin postiosoitteen vaihto, mutta ylivoimaisia vaikeuksia siinä ei tule vastaan. Operaattorin vaihdon yhteydessä täytyy toimittajille ilmoittaa uudet laskutusosoitteet. Valitettavasti operaattoreilla ei ole paperipostin tyyppistä "kääntöä", vaan asiakkaan täytyy saada tieto uudesta osoitteesta toimittajille. Tässä ei tietysti ole mitään ihmeellistä, laskutusosoitteen muutos on arkipäivää, mutta pientä manuaalityötä siinä joutuu väkisinkin tekemään.

Kysymys kuuluukin lähinnä: mitä pitää tehdä vanhalle osoitteelle? Käytännössä mikään ei ilmeisesti estä pitämästä kahta operaattoria rinnakkain, mutta tällöin kustannuksia tulee kahdesta suunnasta eikä ole varmuutta, että kaikki toimittajat tekevät osoitteenvaihdon heti. Vanhasta osoitteesta pitäisi päästä mahdollisimman nopeasti eroon. Yleensä sopimuksessa on jonkinlainen irtisanomisaika eikä yhteyttä saada katkaistua heti. Suurin osa operaattoreista käyttää Tieken verkkolaskuosoitteistoa reititykseen ja tällöin voidaankin vanha osoite piilottaa heti tältä listalta. Näin putki ei katkea välittömästi, mutta laskut alkavat kulkea uuden operaattorin kautta. Vanha yhteys katkeaa sitten omaa tahtiaan ja Link voidaan ottaa heti käyttöön.

Kaikenkaikkiaan olemme positiivisesti yllättyneitä siitä, miten vaivattomasti vaihdot ovat tapahtuneet. Operaattorin vaihtoa ei siis tarvitse pelätä.

Heeros hakee parempaa jalansijaa Keski-Suomesta

Matti Lattu  18 June 2010 10:45:39
Julkaisimme kotisivuilla tällä viikolla uutisen syksyllä avattavasta Jyväskylän toimistosta. Toimisto aukeaa lokakuun alussa ja aloitamme toiminnan kahden hengen voimin. Moni kysyy, että miksi ensinnäkin avaamme toisen toimiston ja miksi juuri Jyväskylään.

Toisen toimiston avaamista olemme suunnitelleet jo pari vuotta ja nyt se tuntui ajankohtaiselta. Heerolaiset ovat reissanneet ympäri Suomea ja tulevat reissaamaan jatkossakin, mutta tietynlainen paikallistuntemus ja lyhyemmät matkat puoltavat myös läsnäoloa "maakunnassa". Heeroksella on toki asiakkaita tällä alueella, mutta vakaa aikomuksemme on saada parempaa jalansijaa Keski-Suomessa. Tulemme myös tukemaan olemassaolevia asiakkaita ja pitämään tiivistä yhteyttä alueen Heerosta tarjoaviin tilitoimistoihin.

Osaavan henkilökunnan rekrytointi on jokaisen menestyvän yrityksen toiminnan kulmakivi. Uskon, että Heeroksenkin rekrytointeja helpottaa Jyväskylän toimisto. Jyväskylän alueella on paljon osaamista niin tietotekniikassa kuin sähköisessä taloushallinnossakin.

Luvassa on mielenkiintoisia aikoja.

10-vuotisjuhlissa hyvä meininki

Matti Lattu  6 June 2010 22:40:29
Heeroksen 10-vuotisjuhlat vietettiin 3.6. Haikon kartanossa ja m/s J-L. Runebergilla. Haikossa kuuntelimme Pekka Räisäsen "menneitten muistelua" eli katsauksen Heeroksen 10-vuotiseen taipaleeseen. Urpo Salo puhui tilitoimistoista ja taloushallinnosta muuttuvassa maailmassa. Urpon puheessa tuli erittäin hyvää asiaa sähköisen taloushallinnon kehityksestä ja siitä mitä muutokset merkitsevät kirjanpitäjille ja tilitoimiston vetäjille. Viesti oli selkeä: automaatio ja sähköinen maailma ovat avain onneen. Tuntityöllä kirjanpidossa ei enää pärjää. Mielenkiintoinen yksityiskohta, mitä itse en ainakaan tiennyt oli, että tilitoimistojen ja kirjanpitäjien määrä on Suomessa itseasiassa kasvanut viime vuosina koko ajan, vaikka toisenlaista tulevaisuutta on ennustettu. Ehkä tässä näkyy usein huomattu ilmiö: automaation ja jalostusarvon kasvu tuo loppujen lopuksi kuitenkin lisää työtä vaikka tietyt työvaiheet häviävätkin. Kokonaisuutena esityksessä nähtiin, että myös taloushallinnosta voi puhu hauskasti.

Tilaisuuden pääpuhuja Mato Valtonen otti yleisönsä, niin kuin vuosikymmenten esiintymiskokemuksella voi ottaa. Puhe koski luovuutta ja innostuksen merkitystä. Luovuus ei ole varattu vain luoville aloille vaan kuka tahansa voi olla luova. Työelämässä ei pitäisi mitään ideoita lytätä vaan antta itsensä ja muiden tuoda niitä hullujakin ideoita esiin. Mielestäni yksi Maton pääviesteistä oli myös tasa-arvo ja toisten ihmisten kunnioittaminen. Ilman niitä ei voi olla luovaa ilmapiiriä työpaikalla.

Yllätysohjelmana esitettiin video Heeroksen tuoteperheen kehityksestä ja tulevaisuudesta. Siitä lisää vielä myöhemmin.

Kiitokset kaikille osallistujille -hauskaa oli!

Haikon_pihalla.JPG
Urpo_Salo_puhuu_Haikossa.JPG
Mato_Valtonen_vauhdissa.JPG

Heeroksen Road Show tavoitti noin 250 kuulijaa

Matti Lattu  31 May 2010 15:47:44
Heeroksen Road Show päättyi viime viikolla. Kiertueella pidettiin 17 tilaisuutta eri paikkakunnilla ja lisäksi muutama ylimääräinen "yksityistilaisuus". Road Show sai noin 250 kuulijaa, kaikki taloushallinnon ammattilaisia.

Admina raportointiportaalina ja vahvistettuna Syncralla, uusi Identa sekä Vendan ja Circulan matkalaskujen uudistukset kiinnostivat kovasti. Tilaisuuksissa käytiin myös mielenkiintoisia keskusteluita siitä, miten sähköistä taloushallintoa myydään loppuasiakkaille. Toivottavasti uusia ideoita tarttui matkaan ja syksyllä palveluiden myynti sujuu entistäkin paremmin.

Kiitoksia vielä kerran kaikille osallistujille.

Image:Heeroksen Road Show tavoitti noin 250 kuulijaa
Mirka Salminen kertoo verkkolaskukuvioista kuulijoille Helsigin tilaisuudessa

Voihan sen näinkin tehdä -verkkolaskun liitteet Sokos-hotellien tyyliin

Matti Lattu  25 May 2010 08:31:13
Verkkolaskujen mukana voi lähettää liitteitä. Liitteet lisätään laskun lisäsivuiksi verkkolaskun PDF-kuvalle tai paperitulosteen lisäsivuiksi. Liitteet siis voivat kulkea verkkolaskujen mukana. Sokos-hotellien tapa hoitaa asia on lähettää ensin lasku verkkolaskuna ja sitten toimittaa liitteet paperikirjeenä johon on kirjattu laskun numero, kynällä manuaalisesti tietenkin.

Image:Voihan sen näinkin tehdä -verkkolaskun liitteet Sokos-hotellien tyyliin

Toimiihan se näinkin, mutta molemmissa päissä jumpataan aika lailla ylimääräistä. Lähettävässä päässä on  työtä laittaa kuitit kuoreen ja kaivaa vastaavan laskun numero. Vastaanottavassa päässä kirje ensin pyörii pöydällä ja sitten se viedään skannaukseen, jossa erikseen skannatut kuitit liitetään manuaalisesti laskulle.

Toivon mukaan liitetuki yleistyy laskutusohjelmissa Heeros Vendan tapaan

Sveafakturan maassa

Matti Lattu  16 May 2010 20:15:00
Osallistuin kuuntelijana E-Finance Forumin seminaariin Tukholmassa viime viikolla. Seminaarin teemana oli "Purchase-to-pay" ja case-esimerkkeinä olikin useita isoja yrityksiä, mm Volvo ja IBM. Seminaari vahvisti sen käsityksen, että B2B verkkolaskutus on Suomessa selvästi pitemällä kuin Ruotsissa. Tämä tuli esille pariin kertaan puheenvuoroissakin, tyyliin "Suomessa tämä jo toimii...". Eri operaattorit saattavat käyttää eri formaatteja laskuille ja mitenkään selvää ei ole, että kaikki operaattorit välittävät laskuja toisilleen. Totuuden nimissä on kyllä myönnettävä, että selvästi yhteistä näkemystä mihin suuntaan kannattaisi mennä tuntui olevan ja paneelikeskusteluissa viisi verkkolaskuoperaattoria vannoi yhteistyön nimiin. Tahtotila on vahva saada verkkolaskutus toimimaan ja lähivuosina tapahtuu varmasti paljon.

Hämmästyttävin seikka mikä tuli esille, on että ilmeisesti Ruotsissa osasta liikennettä peritään ns. "Roaming-maksuja" eli operaattorit veloittavat operaattorilta toiselle menevistä laskuista maksuja. Suomessahan jokainen tekee oman operaattorinsa kanssa sopimuksen ja sopii maksut sen kanssa. Operaattorilta eteenpäin asia ei ole enää asiakkaan huolena. Tätä seikkaa selostettiin parissa esityksessä. Onneksi ruotsalaisten kannalta roaming-maksut ovat vähenemässä sielläkin. Tällöin päästään normaaliin nelikenttämalliin, jossa siis kaksi yritystä voivat käyttää kahta eri operaattoria ja kummankaan yrityksen ei tarvitse huolehtia kuin sopimuksesta ja liikenteestä oman operaattorinsa välillä.

Admina raportointiportaalina -Road Show potkaistu käyntiin

Matti Lattu  5 May 2010 13:25:56
Heeroksen Road Show on käynnistynyt. 4.5. pidettiin ensimmäinen tilaisuus Helsingissä ja 5.5. Jyväskylässä. Molemmissa oli hyvä osanotto, Helsingissä vajaa 30 henkeä ja Jyväskylässä vajaa 20 henk Ensimmäisen kuohuviiniarvonnan voitti Henna Saarinen Tevilex Oy:sta.

Image:Admina raportointiportaalina -Road Show potkaistu käyntiin
Heeros Admina on kehittynyt täydeksi raportointiportaaliksi. Lisäohjelma Syncran avulla voidaan raporttien jakelu eri Adminoihin automatisoida. Syncra luo levylle Adminoiden rakennetta vastaavat kansiot, ns. "Hot Folderit" ja näihin kansioihin tallennettu tiedosto siirtyy suoraan Adminaan. Adminan sähköposti-ilmoitusten (uudet ja/tai muuttuneet tiedostot) avulla loppukäyttäjä saa tiedon, kun uutta aineistoa on tullut Adminaan. Monessa taloushallinnon ohjelmassa tai raportointiohjelmistossa voidaan laittaa muistiin raporttien tallennuspaikat. Kun tallennus ohjataan Syncran kansioon ja jätetään tämä tieto muistiin, ei raporttien jakelu voi paljoa helpompaa olla. Raportin ajaminen käynnistetään kuin ennenkin, tiedosto syntyy levylle ja siirtyy Syncran avulla Adminaan Heeroksen palveluun. Sähköpostijakelustakin päästään eroon.

Admina on loppukäyttäjälle helppo tapa tutustua Heeroksen ratkaisuihinn. Käyttäjä ymmärtää helposti sähköisen järjestelmän edut, kun pystyy ne konkreettisesti toteamaan. Kun käyttöliittymä on tullut tutuksi ja salasana pysyy mielessä onkin helppoa siirtyä laskujen käsittelyn puolelle. Käy katsomassa uuden Adminan tuotevideo.

Heeroksella on ollut jo pitempään tavoitteena lisätä asiakkailla arkiston käyttöä. Nyt Syncran, selainkäyttöisen Adminan ja raportointiportaali-ajatuksen myötä olemme onnistumassa tässä tavoitteessa.