Verkkolaskutus etenee Venäjälläkin

Matti Lattu  15 January 2012 18:38:16

Kulunut viikko meni -sattuneesta syystä -tulipaloja sammutellessa, mutta yksi mielenkiintoinen uutinen sattui silmään: Venäjällä on Vladimir Putinin toimesta hyväksytty asetus, jolla sähköiset laskut ja dokumentit hyväksytään ja ne ovat ALV-kelpoisia. Venäjällähän ei sähköinen lasku ole aikaisemmin ollut mahdollisia, koska laskusta on ollut pakko pitää paperikopiota ja peräti kolmena kappaleena.

Maan valtavasta koosta johtuen verkkolaskuissa voidaan saavuttaa erittäin suurta tehostumista taloushallinnossa, tällä hetkellä paperilasku saattaa seikkailla jopa 40 päivää lähettäjältä vastaanottajalle. Laskuja kulkee yhteensä 15 miljardia, joten voluumihyötyäkin tulee aika lailla.

Asetus tuli voimaan 1.1.2012 ja käytännön toteutuksia varmaankin nähdään lähiaikoina.

• Kommentit [0]

Kohti vuotta 2012 uudella Vendalla

Matti Lattu  5 January 2012 12:10:49

Heerokselle vuosi 2011 tuotekehityksen kannalta tärkeä vuosi, saimme tuotantoon tärkeitä muutoksia mm. SEPA-maksatuksen ja Vendaan myyntireskontra -toiminnallisuuden. Vuosi 2012 tulee olemaan meille erityisen tärkeä tuotekehityksen kannalta. Tiedotamme asiakkaitamme niistä erikseen, mutta pientä ennakkomaistelua Vendan uudesta versiosta uskaltanen antaa. Tärkeimmät uudistukset ovat:
- Automaattinen viiteaineiston luku
- Laskujen esikatselu ja tulostus paperille

Automaattinen viiteaineiston luku hyödyntää SEPA-maksatuksen yhteydessä rakennettua Web Service -yhteyttä pankkeihin ja jo nykyisessä Vendassa olevaa laskujen suoritusta. Taloushallinnon automatisointi on Heerokselle kantava ajatus tuotekehityksessä ja kun yksi klikkaus saadaan jostain kohtaa pois,on se iso säätö toimintojen kertautuessa

Laskujen esikatselussa helpotetaan pitkän laskun kirjoittamista ja laskun paperille tulostaminen -no, siinä on pakko todeta, että kaikki eivät kuitenkaan ole syystä tai toisesta vielä valmiita vastaanottamaan verkkolaskuja. Joka tapauksessa uusilla toiminnoilla vastataan nimenomaan asiakkaiden suunnasta tulleisiin tarpeisiin.

Esittelemme uutta Vendaa ja muitakin tuotekehityksen linjoja tulevalle vuodelle Taloushallintoliiton Tili- ja veropäivien yhteydessä. Osallistu Heeroksen iltatilaisuuteen Bottalla 23.1. klo 16.30 alkaen.

• Kommentit [0]

Tilitoimistoja tapaamassa

Matti Lattu  28 November 2011 23:11:04

Tapasin viime viikolla useita tilitoimistoja eri puolilta Suomea. Ensinnäkin pidimme Turussa paikallisille tilitoimistoille "Heeros-iltapäivän" hotelli Marinassa. Loppuviikosta kiersin muutaman tilitoimiston Itä-Suomessa kuulostellakseni heidän kuulumisiaan.

Turun tilaisuuteen osallistui noin 30 henkeä Turun seudun tilitoimistoista. Tilaisuudessa kerroimme verkkolaskutuksen nykytilanteesta Suomessa ja Heeroksen tulevista suunnitelmista. Heeroksen myyntijohtaja Olli Malmivaara piti lopuksi esityksen asiakkuuden kehittämisestä ja kertoi, mitä Heeros tekee käytännössä asiakkaidensa kanssa yhdessä ja mitä on vuodelle 2012 suunniteltu. Turun iltapäivä järjestettiin aika nopealla aikataululla, mutta tämänkaltaisille tilaisuuksille on selvästi tarvetta, sen verran vilkasta keskustelu yleisön joukossa oli. Kiitokset osallistujille aktiivisesta iltapäivästä. Parasta antia itselleni oli kommentit Heeroksen SEPA-maksatuksesta: "Se on ihana!"

Yksi yhteinen huolenaihe tuntuu monella tilitoimistoihmisellä olevan: alalla käytettävien ohjelmistojen ja asiakkaiden järjestelmien kirjo alkaa olla niin moninainen, että kirjanpitäjän ammattitaito IT-asioissa joutuu entistäkin kovemalle koetuksell. Kirjanpitäjänhän täytyy osata toki alan substanssi kunnolla, mutta erilaisten ohjelmistojen osaaminen ja niiden nopea oppiminen ovat nousseet työssäpärjäämisen elinehdoksi. Moni tilitoimisto joutuu myös käyttämään asiakkaan ohjelmistoja, joko paikan päällä tai etäyhteydellä. Integraatiot eri järjestelmien kesken ovatkin arkipäivää -haluttiin niitä tai ei. Käytännön vastuu ohjelmistojen käytöstä on usein kirjanpitäjän vastuulla.

Taloushallinnon henkilöstön kannalta tilanne on tosiaan välillä haastava. Mielestäni olisi tilitoimistoyrittäjiltä, esimiehiltä ja talouspäälliköiltä tärkeää varmistaa henkilöstölle riittävä panostus IT-taitojen ylläpitämiseen. Koulutusta toki tarvitaan, mutta tässäkin asiassa asenne ratkaisee. Toimistolla kannattaa ylläpitää kehityksestä kiinnostunutta ilmapiiriä ja rohkaista ihmisiä uuden oppimiseen. Näin uusia ohjelmistoja ja toimintatapoja ei nähdä uhkina ja mörköinä vaan niiden opettelusta voi tulla mielenkiintoista.

• Kommentit [0]

Viisas valitsee verkkolaskun

Matti Lattu  26 October 2011 07:08:39

Verkkolaskutusta on viime aikoina ajettu eteenpäin taas voimalla. Elinkeinoelämän keskusliitto ajaa omassa "Päästä irti paperilaskusta" -kampanjassaan yritysten siirtymistä verkkolaskutukseen. Mukana on kaksitoista tahoa, järjestöjä ja julkaisen vallan toimijoita. Huomattavaa on, että mukana ei ole yhtään yritystä. Tuloksena pitäisi olla marrakuussa julkaistava tietopaketti verkkolaskuun siirtymisestä.

Osallistuin eilen Keskuskauppakamarin järjestämään viisas valitsee verkkolaskun -tilaisuuteen. Tilaisuudessa kerrotiin eri toimijoiden taholta verkkolaskun hyödyistä ja siitä miten verkkolaskun saa käyttöönsä.  Tilaisuus oli osa päättyvää kiertuetta, jossa tarkoituksena on ollut ajaa verkkolaskutusta eteenpäin. Tämän tilaisuuden puhujina oli yritysten edustajia, mutta myynnillisestä näkökulmasta huolimatta asiaa käsiteltiin mielestäni hyvin ja esityksissä tuli monia käytännön vinkkejä mistä kannattaisi aloittaa. Muunmuassa kysymys siitä, kannattaako sähköistää ensin osto- vai myyntilaskut vai molemmat herätti keskustelua. Yhtä totuuttahan asiassa ei ole, vaan tilanne on tutkittava yrityskohtaisesti. Jonkunlainen suuntaviiva lienee kuitenkin se, että kumpia laskuja on enemmän ja riittääkö rahkeet molempien osa-alueiden muuttamiseksi kerralla.

Viisas valitsee verkkolaskun -kiertueen aineistot löytyvät Kauppakamarin sivuilta. Heeroksen asiakas Tilitoimisto Pietarila on mukana yhtenä neljästä case-yrityksestä.

Euro on hyvä konsultti myös verkkolaskuasioissa ja Elisa taitaa tehdä palveluksen verkkolaskutukselle ilmoittamalla ottavansa marraskuusta lähtien paperilaskusta 4,95 euroa.

• Kommentit [0]

SEPA -siirtymään ei tule jatkoaikaa

Matti Lattu  7 October 2011 06:49:32

SEPA:n siirtymisen takarajaksi on asetettu lokakuun loppu eli 31.10.2011. "Kentällä" on liikkunut huhuja ja kyselyitä siitä antavatko pankit LM-aineistolle lisäaikaa. Mielestäni asia näyttää siltä, että vastaus on: Ei tule. Lopullinen varmuus asiasta tullee vasta lokakuun lopussa, mutta mikään ei viittaa siihen, että lisäaikaa tulisi. Vähintään verkkopankeissa pystyy tekemään SEPA-aineistoa, jos Web Service -kanavaa ei vielä olisikaan käytössä.

Kauppalehdessä tällä viikolla uutisoitiin myös asiasta näyttävästi. Yritysten on siis nyt viimeistään tarttuttava toimeen ja varmistettava maksuliikenteen toimivuus SEPA-maailmassakin.

• Kommentit [1]

Loppukiri kohti SEPA-maksuja

Matti Lattu  1 September 2011 22:38:15

Euroopan yhtenäinen maksualue SEPA etenee aikataulussaan euroalueen muusta rytinästä huolimatta. Kansalliset maksustandardit lakkaavat olemasta standardeja lokakuun lopussa. 1.11.2011 täytyy yrityksillä olla siis valmiudet tehdä SEPA-maksuja. Käytännössä LM-maksut pankkiin lakkaavat toimimasta tuolloin ja maksuissa on käytettävä SEPA-yhteyttä eli ns. Web Service-kanavaa. Entiset PATU-tunnistuksiin perustuneet pankkiyhteydet korvataan uusilla XML-pohjaisilla standardeilla ja tämä tarkoittaa yleensä uusien sopimusten tekemistä pankin kanssa.

Finanssialan keskusliiton kesällä 2011 toteuttamassa tutkimuksessa suomalaisten yritysten SEPA-valmius oli vielä hämmästyttävän huono. Reilut 40 prosenttia haastatelluista yrityksistä käyttää SEPA-maksuja ja tutkittavien joukkoon oli mahtunut jopa yrityksiä, jotka eivät olleet edes tietoisia SEPA-maksuista. Luonnollista on, että isot ja kansainväliseet sekä osakeyhtiömuotoiset yritykset ovat olleet enemmän ajan hermoilla ja yli 250 henkeä työllistävistä yrityksistä yli 80% käyttääkin SEPA-maksuja. Syksyn aikana SEPA:sta järjestetään useita tietoiskuja ja seminaareja. Tietoa on siis tarjolla, sille kenen sitä vielä tarvitsee hakea.

SEPA-maksatuksen toteutukseen ostoreskontran maksatuksessa on ollut kaksi tapaa. Perinteinen maksatushan tuottaa LM-aineistoa ASCII-muodossa, joka on viety erillisellä pankkiyhteysohjelmalla pankkiin. SEPA-maailmassa suuri osa pankkiyhteysohjelmista kääntää LM-aineiston uudeksi ISO20022 -standardin mukaiseksi sanomaksi eli SEPA-maksuksi. Maksatus ostoreskontrassa tapahtuu entiseen tapaan muodostamalla maksuerä. Ostoreskontraohjelmaan ei tällöin tarvita muita muutoksia kuin tuki kansainväliselle IBAN-tilinumeroille. IBANit ovat olleet pakollisia laskuilla jo kesästä 2010 lähtien, joten asiaan ovat ostoreskontran hoitajat luultavasti jo törmänneet.

Toinen, Heeroksenkin suosima tapa on ottaa ostoreskontrasta suora yhteys pankkiin. Ostoreskontra toimii tällöin itse pankkiyhteysohjelmana ja hoitaa tunnistautumisen ja salatun yhteyden pankin palveluun. Koodausmielessä suora yhteys vaatii enemmän työtä, mutta toiminta saadaan suoraviivaisemmaksi ja työvaiheita säästetään. Automaattisilla palautesanomilla saadaan maksetut laskut kuitattua ilman välivaiheita ja taloushallinnon prosesseista saadaan pitkään luvattuja säästöjä. Pankit kehittävät omia palveluitaan jatkuvasti ja mm. SEPA-tiliotteet ovat vasta tulossa. Uusien toimintojen myötä taloushallinnon prosesseja voidaan kehittää edelleen.

Jokaisen yrityksen on syytä viimeistään nyt tutustua SEPA:aan ja päättää miten asiaan reagoidaan.

• Kommentit [0]

Ostolaskujen kierrätyksen hyödyt lomalla

Matti Lattu  11 August 2011 21:56:14

Kesä alkaa olla ohi ja viimeistään koulujen alkamisen myötä suurin osa ihmisistä palailee töihin viimeistään ensi viikolla. Toivottavasti mahdollisimman moni sai lomallaan irtauduttua työasioista ja levättyä. Itse vietin varmaankin aika tyypillisen toimitusjohtajan kesän, jossa lomailu ja työasioiden hoitaminen menivät sopivasti sekaisin.

Yritin tänä kesänä tarkkailla ihan tarkoituksella miten työasiat hoituvat loman aikana. Varmaankaan kukaan juokseviin taloushallinnon asioihin osallistuva ei voi viikkokausia olla tavoittamattomissa ja totesin ainakin ostolaskujen kierrätysohjelmiston olevan välttämätön, jos yrittää toimistolta pysyä poissa pitempään. Laskujen hyväksyminen ja maksatus hoituivat selaimella kätevästi mökiltä eivätkä asiat päässeet ruuhkautumaan. Tietysti raja täytyy pystyä vetämään johonkin, ettei koko ajan roikuta koneella. Monelle tulee kiusaus lukea sähköpostit samalla kun hoitaa jotain muutakin. Itseäni helpotti selkeä rytmi, että milloin mitäkin asiaa tehdään. Ostolaskut eivät ole yleensä ole tunnin eikä päivänkään päälle kiireellisiä. Kerta viikkoon laskujen hyväksyntää riittäisi siis hyvin.

• Kommentit [0]

Blogi kesätauolle

Matti Lattu  28 June 2011 22:36:43

Heeroksen blogi jää kesätauolle ja jatkamme taas elokuussa. Syksyllä on luvassa ainakin lisää blogivieraita ja SEPA-maksatusasiaa.

Nyt aurinkoista kesää kaikille. Lomatunnelmaan voi virittäytyä vaikka Taloushallintoliiton kesäpäivien jälkimainingeissa: http://www.heeros.com/ajankohtaista/2011/06/16/702-kesapaivilla/

• Kommentit [0]

PK-yrityskin hyötyy verkkolaskuista

Matti Lattu  24 May 2011 15:36:00

Verkkolaskujen ajavan voimana on pidetty isojen yritysten ja valtionhallinnon painetta. Moni kunta, kaupunki ja iso yritys on ilmoittanut, ettei vastaanota enää kuin verkkolaskuja. Tämä on luonnollista, koska suurilla voluumeilla säästöt kertautuvat ja pienikin säästö kasvaa suureksi. PK-yritykset ovatkin olleet pakotettuja siirtymään verkkolaskujen käyttöön pystyäkseen toimimaan isojen kanssa.

PK-yrityksen kannattaa itsekin laskea mitä verkkolaskujen käyttö voisi tarkoittaa. Suoraa säästöähän tulee esimerkiksi myyntilaskujen lähettämisestä sähköisenä, kun tulostus, kuoritus ja postitus jäävät pois. Ostolaskuissa laskujen etsiminen paperimapeista vie aikaa ja laskujen katoamisesta seuraa monlaista harmia. Yksi, joskus unohdettu näkökulma on laskuaineiston virheiden väheneminen. Verkkolasku ei tule perille ilman maksatukseen tarvittavia perustietoja ja sähköinen lasku on usein selkeämmän näköinen kuin paperilasku.

Lanseerasimme kymmenen tilitoimistokumppanimme kanssa myyntilaskut.fi -kampanjan, jossa voi Laskumaattorin avulla laskea mitä sähköisten laskujen käyttö voisi tarkoittaa. Yhteydenottopyynnön jättäneiden kesken arvotaan Tunturi-sähköpolkupyörä. Käy tutustumassa: www.myyntilaskut.fi

• Kommentit [0]

Heeros Hevosvoimilla

Matti Lattu  11 May 2011 07:19:42

Heeros kutsui hevosrakkaita asiakkaitaan ratsastustapahtumaan, joka järjestettiin torstaina 5.5. Espoon Primus Tallilla. Primus Talli tarjoaa upeat puitteet ratsastusharrastukseen ja tallin sijainti Matalajärven rannalla tekee paikasta varsin idyllisen. Heeroksen asiakkaiden iloista joukkoa tervehti sekä aurinkoinen sää että 42 upeaa ratsuhevosta.  

Talliesittely Kikka Suonion johdolla

Tilaisuus alkoi talliesittelyllä jonka piti ammattitaitoisesti tallin perustaja Kikka Suomio. Hän kertoi tallin perustamivaiheista, panostuksesta hevosten hyvinvointiin sekä yleensä tallin ratsastustoiminnasta. Esittelykierroksen aikana jaettiin myös ratsut osallistujille.

Minni Majoniemi ja Juuli

Ennen ratsastusta hevoset harjattiin huolella. Satuloinnin jälkeen siirryttiin Primus Tallin isoon ja valoisaan maneesiin. Alkukäynnin aikana Kikka kertoi ratsastuksen haasteista ja samalla sekä hevonen että ratsastaja vertyivät ennen nopeampia askellajeja. Ravityöskentelyä tehtiin kaviouralla, päätyympyröillä sekä volteilla. Laukkakin onnistui lähes koko porukalta. Vaikka ratsastustausta vaihteli ratsastajien kesken paljonkin, onnistui ryhmässä ratsastaminen mainiosti.  

Tunnin jälkeen kokoonnuttiin suolapalalle tallin Tirli kahvioon ja hevosjuttujen parissa aika vierähti nopeasti.


Heimo Seppälä ja Goody


Kimot

• Kommentit [0]